एमबीए प्रवेशानंतर! : प्रोजेक्ट रिपोर्ट कसा लिहावा?

एम. बी. ए. अभ्यासक्रमात प्रोजेक्ट रिपोर्टला विशेष महत्त्व आहे. कारण हा प्रकल्प अहवाल सादर करताना कामाचा अनुभव मिळत असतो आणि उत्तमरीत्या काम केलेल्या प्रोजेक्टमुळे कामाची संधीही मिळू शकते. प्रोजेक्ट रिपोर्ट कसा असावा, याविषयी-
एम. बी. ए. च्या वाटचालीतील एक महत्त्वाचा भाग म्हणजे प्रत्येकाला करावा लागणारा प्रकल्प अहवाल अर्थात प्रोजेक्ट रिपोर्ट. पहिले वर्ष आणि दुसरे वर्ष यामधील साधारणपणे आठ आठवडय़ांच्या कालावधीत प्रोजेक्टवर काम करावे लागते. यामध्ये अपेक्षा अशी असते, की दुसऱ्या वर्षी आपण जे स्पेशलायझेशन निवडणार आहोत, त्यापैकी एखाद्या विषयावर कंपनीमध्ये काम करून, त्यामधे येणाऱ्या अनुभवावर आधारित असा प्रोजेक्ट रिपोर्ट तयार करणे. या रिपोर्टवर विद्यापीठातर्फे मौखिक परीक्षा (Oral examination) घेतली जाते. या परीक्षेत विद्यार्थी-विद्यार्थिनींनी आपल्याला मिळालेला अनुभव सादर करायचा असतो. प्रोजेक्ट रिपोर्ट करताना प्रत्यक्ष कंपनीत काम करण्याची संधी मिळते. हा सर्वात मोठा लाभ असतो. प्रोजेक्ट रिपोर्ट चांगल्या पद्धतीने तयार केल्यास पुढील नोकरी मिळण्यास मदत होते. असाही अनुभव आहे, की ज्या ठिकाणी विद्यार्थ्यांनी प्रोजेक्ट रिपोर्टसाठी काम केले आहे, त्याच ठिकाणी त्यांना नोकरी दिली जाते. मात्र, यासाठी प्रोजेक्ट रिपोर्ट या विषयाकडे केवळ औपचारिकता असे न समजता, योग्य प्रकारे रिपोर्ट तयार करायला हवा.
सर्वात पहिली पायरी म्हणजे प्रोजेक्ट रिपोर्टचा विषय निवडणे. यासाठी आपले स्पेशलायझेशन निश्चित ठरवणे आवश्यक ठरते. एकदा स्पेशलायझेशन ठरवले की, विषय निवडणे सोपे जाते. विषय ठरवताना प्राध्यापकांचे तसेच कंपन्यांमध्ये काम करीत असलेल्या किंवा स्वतंत्र व्यवसाय करीत असलेल्या आपल्या नातेवाइकांचे आणि मित्रमंडळींचे सल्ले जरूर घ्यावेत. या आधीच्या विद्यार्थ्यांनी कोणकोणत्या विषयांवर प्रोजेक्ट रिपोर्ट्स केले आहेत याची माहिती संस्थेच्या ग्रंथालयातून सहज मिळू शकते, असे प्रोजेक्ट रिपोर्ट्स पाहून ते वाचल्यास त्यातूनही आपला विषय ठरवता येतो. याशिवाय ग्रंथालयातील वेगवेगळी मासिके (व्यवस्थापन विषयक), वर्तमानपत्रे इ. वाचूनसुद्धा विषय ठरवायला मदत होते.
प्रोजेक्ट रिपोर्टसाठीचा विषय ठरवल्यानंतर पुढची पायरी म्हणजे प्रत्यक्ष कामाचा अनुभव घेण्यासाठी कंपनीत काम मिळवणे (समर प्लेसमेंट) एम.बी.ए. चा अभ्यासक्रम करणाऱ्या विद्यार्थ्यांची वाढती संख्या लक्षात घेता कंपनीत काम करण्यासाठी अडचणी जरूर येतात. परंतु त्यासाठी प्रयत्न करावे लागतात. आपल्या नातेवाइकांमार्फत तसेच मित्रमंडळींमार्फत, तसेच आपण शिक्षण घेत असलेल्या संस्थेमार्फत किंवा संस्थेमध्ये भाषण देण्यासाठी आलेल्या तज्ज्ञांमार्फत आणि संस्थेच्या माजी विद्यार्थ्यांमार्फत योग्य ती कंपनी मिळविण्यासाठी प्रयत्न करता येतात. कंपनी निवडताना अमुक एक क्षेत्रातीलच कंपनी पाहिजे असा आग्रह धरल्यास मिळणाऱ्या संधी कमी होतात, तसेच फक्त आय.टी. कंपनीच पाहिजे किंवा फक्त सेवा क्षेत्रातीलच कंपनी पाहिजे असाही आग्रह धरल्यास कंपनी मिळवताना अडचणी येतात. यासाठी कंपनी निवडताना तिथे कितपत शिकता येईल तसेच कंपनीच्या व्यवस्थापनाचा प्रोजेक्टसाठी येणाऱ्या विद्यार्थ्यांकडे पाहाण्याचा दृष्टिकोन कसा आहे, याची माहिती घेतल्यास त्याचा उपयोग होतो. कित्येक वेळा असा अनुभव येतो, की बहुराष्ट्रीय कंपन्यामध्ये किंवा नावाजलेल्या राष्ट्रीय कंपन्यांमध्ये फारसे शिकण्याची संधी मिळत नाही. या उलट लहान कंपन्यांमध्ये किंवा स्वतंत्र उद्योग चालवणाऱ्या उद्योजकांकडे शिकण्याची अधिक संधी मिळते. यासाठी कंपनी निवडताना, लहान किंवा मोठी, बहुराष्ट्रीय किंवा भारतीय, सेवा क्षेत्र किंवा उत्पादन क्षेत्र असे निकष न ठेवता ज्या ठिकाणी शिकण्याची संधी मिळेल. अशी कंपनी निवडल्यास चांगला अनुभव मिळतो. अर्थात निवड करताना कंपनीमध्ये आपल्या स्पेशलायझेशनचा विभाग आहे, अशी खात्री केली पाहिजे. म्हणजेच एखाद्या विद्यार्थ्यांने उत्पादन व्यवस्थापन हे स्पेशलायझेशन निवडले असेल तर त्याला उत्पादन क्षेत्रामध्येच काम केले पाहिजे. याचबरोबर हेही लक्षात ठेवायला हवे की, विद्यार्थ्यांच्या वाढत्या संख्येमुळे प्रोजेक्ट रिपोर्टसाठी येणारे विद्यार्थी निवडण्यासाठी पुष्कळ कंपन्या गटचर्चा (ग्रुप डिस्कशन) आणि वैयक्तिक मुलाखत (पर्सनल इंटरव्ह्य़ू) घेतात. काही कंपन्या सुरूवातीला लेखी परीक्षासुद्धा घेतात. याचाच अर्थ प्रोजेक्ट रिपोर्टसाठी प्लेसमेंट मिळवण्यासाठीसुद्धा तयारी लागते. अशी तयारी करून स्वत:ची पात्रता वाढवल्यास प्रोजेक्ट प्लेसमेंट मिळवणे सोपे जाते.
कंपनीमध्ये प्रोजेक्ट प्लेसमेंट मिळवल्यानंतर प्रत्यक्ष कामाला सुरुवात होते. प्रोजेक्ट रिपोर्टचा विषय नक्की करून नंतर कंपनीतील संबंधित अधिकाऱ्यांशी चर्चा करून त्याप्रमाणे काम करता येते. किंवा प्रोजेक्ट रिपोर्टचा विषय कंपनीतील अधिकाऱ्यांना विचारून ठरवता येतो. त्यामुळे विषय आधी ठरवायचा की, कंपनीत काम सुरू केल्यावर ठरवायचा, हे त्या त्या कंपनीवर अवलंबून आहे. मात्र लक्षात ठेवले पाहिजे की, विषय असा असावा- ज्यामुळे कंपनीला व स्वत:लाही लाभ होईल. अन्यथा, प्रोजेक्ट रिपोर्टच्या नावाखाली नुसताच वेळ वाया जातो आणि कुणालाच त्याचा लाभ होत नाही किंवा समाधान मिळत नाही.
प्रोजेक्टचा विषय ठरल्यानंतर त्याची उद्दिष्टे निश्चित पाहिजेत. आपण काय उद्देशाने प्रोजेक्ट रिपोर्ट करणार हेच तर निश्चित नसेल, तर पुढे अडचणी येतात म्हणून प्रोजेक्टची उद्दिष्टे काय आहेत हे स्पष्ट असले पाहिजे. उदा. वित्तीय व्यवस्थापनातील (फायनान्शिअल मॅनेजमेंट) वर्किंग कॅपिटल मॅनेजमेंट यावर प्रोजेक्ट रिपोर्ट करायचा असेल, तर तो आपण नेमक्या कोणत्या उद्देशाने करणार व या प्रोजेक्टमधून आपल्याला काय दाखवायचे आहे याचे उद्देश नक्की करणे आवश्यक आहे. तसेच मार्केटिंग मॅनेजमेंट यामध्ये प्रोजेक्ट रिपोर्ट करायचा असेल आणि मार्केटिंग रिसर्च हा विषय असेल तर त्याची उद्दिष्टे आधीच निश्चित करावेत. याचप्रमाणे इतर स्पेशलायझेशनमधील विषय निवडतानाही उद्देश निश्चित करायला हवेत. प्रोजेक्टचा कालावधी लक्षात घेता (साधारणपणे आठ आठवडे किंवा दोन महिने) उद्दिष्टांची संख्या मर्यादित ठेवावी. याबाबत असा अनुभव आहे, की बऱ्याचवेळा उद्दिष्टांची संख्या मोठय़ा प्रमाणावर ठेवली जाते आणि नंतर उद्दिष्ट व निष्कर्ष यामधील परस्परसंबंध दाखवता येत नाहीत आणि त्यामुळे गोंधळ उडतो. म्हणून प्रोजेक्टचे उद्देश स्पष्ट असल्यास व त्यांची संख्या मर्यादित ठेवल्यास प्रोजेक्ट रिपोर्ट चांगला होतो. प्रोजेक्ट रिपोर्टची उद्दिष्टे ठरल्यानंतर प्रोजेक्टला एक प्रकारची दिशा मिळते व त्याप्रमाणे पुढील काम करता येते. प्रोजेक्ट रिपोर्टचा उद्देश ठरवताना असाही अनुभव काही वेळा येतो, की एखाद्या कंपनीला एखादा प्रश्न भेडसावत असतो किंवा अडचणी येत असतात. या प्रश्नांवर
किंवा अडचणींवर तोडगा काढण्यासाठी प्रोजेक्ट दिला जातो. या परिस्थितीत प्रोजेक्टचा उद्देश ठरवताना या प्रश्नांचा किंवा अडचणींचाही विचार करावा लागतो. उदा. एखाद्या कंपनीमध्ये कर्मचाऱ्यांच्या कामाचे मूल्यमापन कसे करावे, या विषयी निकष ठरवायचे असतात. विद्यार्थ्यांनी केलेल्या प्रोजेक्टमधून या विषयीची माहिती मिळू शकते. या सर्व कारणामुळे प्रोजेक्टचे उद्देश ठरवणे ही संपूर्ण प्रोजेक्ट रिपोर्टमधील महत्त्वाची पायरी ठरते.
यानंतर प्रोजेक्टचे उद्देश पूर्ण करण्यासाठी माहिती मिळवणे ही दुसरी पायरी येते. एकदा प्रोजेक्ट रिपोर्ट का केला जात आहे हे स्पष्ट झाल्यानंतर त्या दृष्टीने माहिती जमा करता येते. उदा. फायनान्शिअल मॅनेजमेंट रेशिओ अ‍ॅनलेसिस (Ratio Analysis) यावर प्रोजेक्ट करावयाचा असेल, तर कंपनीचे नफा-तोटा पत्रक व ताळेबंद मिळवावे लागतात. मार्केटिंग मॅनेजमेंट मध्ये कंपनीच्या जाहिरात विषयक धोरणावर आधारित प्रोजेक्ट रिपोर्ट करायचा असेल तर यासंबंधी माहिती मिळवावी लागते. माहिती मिळवण्यासाठी कंपन्यांचे वार्षिक अहवाल तसेच नफा-तोटा पत्रक व ताळेबंद, वेगवेगळ्या विभागासाठीचे असलेले धोरण उदा. मनुष्यबळ विकास धोरण, कंपनीची उद्दिष्टे या सर्व दस्तऐवजांचा अभ्यास करावा लागतो. यातून कंपनीविषयी सविस्तर माहिती मिळते. माहिती मिळण्यासाठी एक प्रश्नावली  तयार करून तिच्यामार्फत प्रत्यक्ष संवादाद्वारे कंपनीच्या कर्मचाऱ्यांकडून माहिती गोळा करता येते. प्रोजेक्ट रिपोर्टच्या विषयाप्रमाणे नमुना पाहणी (sample survey) करता येते. म्हणजेच माहिती मिळवण्यासाठी वेगवेगळ्या प्रकारचे पर्याय उपलब्ध आहेत. यापैकी योग्य ते पर्याय वापरून माहिती गोळा करता येते. मात्र माहिती गोळा करताना ती प्रोजेक्टच्या उद्देशांशी सुसंगत आहे याची खात्री केली पाहिजे.    
यानंतर माहितीचे विश्लेषण, त्यावरून निष्कर्ष काढणे व त्यावर आधारित उपाय सुचवणे (suggestions) आणि प्रोजेक्ट रिपोर्टची मांडणी यांचा विचार करू.      (क्रमश:)
nmvechalekar@yahoo.co.in