शाळेत पत्रलेखनाचे कौशल्य शिकवताना शिक्षकांनी सांगितलेलं आठवतं की,मजकूर असा लिहावा की, जणू आपण त्या व्यक्तीसमोर उभे राहून बोलतो आहोत. जर एखादे पत्र अनोळखी व्यक्तीकडून आलेले असेल तेव्हा आपण त्या पत्रातून लिहिणाऱ्या व्यक्तीच्या व्यक्तिमत्त्वाचा अंदाज बांधण्याचा प्रयत्न करतो. आज टपालाने पत्र पाठवणे इतिहासजमा होत आहे आणि इलेक्ट्रॉनिक मेलचा जमाना आला आहे, मात्र मेल पाठवण्यामागची भावना मात्र पूर्वीसारखीच आहे. आपले व्यक्तिमत्त्व आपल्या
ई-मेल्समधून व्यक्त होत असते, हे ध्यानात घ्यायला हवे आणि त्यादृष्टीने आपल्या ई-मेल आय.डी.पासून ते स्वाक्षरीपर्यंतचा सर्व मजकूर हा आपल्या व्यक्तिमत्त्वाचा सकारात्मक अंदाज बांधायला साजेसा आहे ना याची सर्वतोपरी काळजी घ्यायला हवी. सर्वसाधारणपणे सर्वाच्याच दोन ई-मेल आय.डी. असतात- एक व्यक्तिगत व दुसरी कामासंबंधीची.
ई-मेल आय.डी. कशी असावी?
दोन ई-मेल आय.डीं.पैकी व्यक्तिगत आय.डी.ला सहसा मर्यादा नसतात. बिझनेस आय.डी.मध्ये मात्र काही मर्यादांचे पालन करावे लागते, जेणे करून आपली व्यावसायिक प्रतिमा आपल्या आय.डी.मधून व्यक्त होईल. या ई-मेल आय.डी.मध्ये आपले पाहिले नाव आणि आडनाव असणे अगदी उत्तम- firstname.surname @xyz.com. एकाच नावाच्या दोन व्यक्ती एकाच ऑफिसमध्ये आढळतात, पण दोघांची एकसारखी नावे आणि आडनावे असणे जरा दुर्मीळच. असे जिथे असते तेव्हा आपल्या आय.डी.मध्ये आकडय़ांचा समावेश करता येईल. व्यावसायिक आय.डी.मध्ये catchmecool, cutechick, babelicious असे शब्द वापरू नयेत. पहिली नोकरी शोधताना प्रत्येकाने आपला व्यावसायिक आय.डी. तयार करून तोच ई-मेल आय.डी. आपल्या रेझ्युमे अथवा बायोडेटामध्ये लिहावा.

ई-मेल करताना काही लक्षात ठेवावयाच्या गोष्टी :
* ‘To’ च्या रकान्यात ई-मेल आय.डी. लिहायची घाई करू नये. हे सर्वात शेवटी करावे.
* बोलताना जसे आपण आपला टोन सांभाळून बोलतो, तसेच मेल लिहिताना सर्वसाधारण ई-मेलचा टोन मृदू असावा.
* ‘सब्जेक्ट लाइन’मध्ये पाच-सहा शब्दांत ई-मेलचा विषय लिहावा.
* मायना व्यवहाराला धरून साजेसा असावा. माहिती नसल्यास पहिल्याच ई-मेलमध्ये पहिल्या नावाने संबोधू नये.
* अलीकडे खासगी क्षेत्रातील ‘बिझनेस कम्युनिकेशन’ इंग्रजीतच असते, तेव्हा अचूक स्पेिलग, विरामचिन्हे आणि व्याकरणाचा उपयोग असावा. इंग्रजीवर ज्याचे प्रभुत्व नसते त्यांना हे कठीण जाऊ शकते. काम सोपे करण्यासाठी ‘स्पेल चेकचा’ व ऑनलाइन शब्दकोशाचा वापर करावा. एकाच प्रकारचा मजकूर नियमितपणे लिहायला लागत असल्यास त्याची एक ‘टेम्प्लेट’ बनवावी आणि ‘ड्राफ्ट्स’च्या फोल्डरमध्ये ठेवावी.
* लघु रूपांचा (abbreviations and short forms) वापर टाळावा.
* मोठय़ा साइझच्या अ‍ॅटेचमेन्टस् मागितल्याशिवाय पाठवू नयेत. त्या शक्यतो ९्रस्र् करून पाठवाव्यात.
* अप्पर-केस व लोअर-केसचे महत्त्व इंग्रजी लिहिताना बाळगावे.
* स्वाक्षरी केल्यानंतर त्याखाली आपली संपर्क माहिती लिहिलेली असावी.
* आपल्याला जर काही कारणास्तव मेल चेक करता येणार नसेल, तर तशा पद्धतीचा मेसेज सेट करावा. यामुळे मेल करणाऱ्या व्यक्तीला लक्षात येऊन आपल्या मेलला उत्तर न आल्याने होऊ शकणारा गैरसमज टळेल.