सहकार जागर : आवाहन : पदभार हस्तांतरण नोंद उपयुक्त

९७ व्या घटनादुरुस्तीमधील तरतुदींनुसार सहकारी गृहनिर्माण संस्थांची निवडणूक राज्य सहकार प्राधिकरणाद्वारे घेतल्यानंतर पाच वर्षांसाठी निवडून आलेल्या व्यवस्थापक समितीने संस्थेच्या कामकाजाचा पदभार सांभाळावयाचा असतो. त्यासाठी निवडून येण्यापूर्वी अस्तित्वात असलेल्या व्यवस्थापक समितीकडून रीतसर कार्यभार स्वीकारावयाचा असतो. त्यासाठी संस्थेचे दफ्तर नवीन व्यवस्थापक समितीने ताब्यात घ्यावयाचे असते. संस्थेने ठेवावयाची हिशेब पुस्तके, नोंदवह्य़ा पुस्तके तसेच संचिका यांची रीतसर यादी करून पदभार दिला-घेतला अशी नोंद करावयाची असते. त्याचबरोबर बँक व्यवहारासंदर्भामधील पासबुक-धनादेश, मुदतठेवी पावत्या, रोख शिल्लक रक्कम, बिल बुक, पावती पुस्तके, बँक चलने (जुनी-नवी) इत्यादी सर्वाची नोंद पदभार हस्तांतरण नोंद वहीत करावयाची असते. संस्थेच्या दफ्तर-पदभार हस्तांतरणाच्या रीतसर नोंदी घेतल्या जात नसल्यामुळे भविष्यात दफ्तर गहाळ झाल्यास जुन्या व नवीन समिती सदस्यांमध्ये वादंग निर्माण होतात. हे टाळण्यासाठी दफ्तर दिल्या-घेतल्याच्या नोंदी ठेवणे सर्वासाठी हितावह ठरते.
संस्थेने ठेवावयाची हिशेब पुस्तके, नोंदवह्य़ा, पुस्तके संचिका इत्यादींविषयी सविस्तर माहिती उपविधीच्या प्रकरण क्र. १२ मधील अनु. क्र. १४२-१४३ मध्ये विस्तृतपणे दिलेली आहे.
पदभार हस्तांतरित झाल्यानंतर सर्वप्रथम संस्थेची खाती असलेल्या संबंधित सहकारी/ राष्ट्रीयीकृत बँकांमध्ये संस्थेची खाती चालविण्यासाठी अर्ज करावयाचा असतो. त्यासाठी व्यवस्थापक समितीच्या सभेत आवश्यक असलेला ठराव मंजूर करून घेऊन ठरावाची सत्य प्रत व नव्याने निवडून आलेल्या पदाधिकाऱ्यांच्या नमुना सह्य़ांचा अर्ज सर्व संबंधित बँकांमध्ये द्यावयाचा असतो. तत्पूर्वी नव्याने निवडून आलेल्या व्यवस्थापक समिती सदस्य व पदाधिकाऱ्यांची व्यवस्थित माहिती सर्व सभासदांना कळविणे बंधनकारक असते.
संस्थेच्या कामकाजाला सुरुवात करताना शासकीय कार्यालये संबंधित प्राधिकरणे तसेच इतर महत्त्वाची देणी व पत्रव्यवहार यांना प्राधान्य देण्यात यावे. त्यात पाणी व वीज (लिफ्ट वॉटरपंप इ.) यांच्यात खंड पडून सभासदांना त्रास होऊ नये म्हणून त्यांना व तत्सम महत्त्वपूर्ण बाबींना प्राधान्य द्यावे. त्यानंतर शिक्षण निधीची रक्कम व जिल्हा सह. गृह निर्माण संस्थांच्या महासंघाची वर्गणी इत्यादी रकमा देय असल्यास त्यांना प्राधान्य द्यावे. त्याच वेळी नूतनीकरणप्राप्त मुदत ठेवी, सíव्हस काँट्रक्टर, विमा पॉलिसी इत्यादींचा विचार करावा. हे सर्व करण्यापूर्वी व अशा प्रकारे धोरणात्मक व आर्थिक निर्णय घेण्यापूर्वी वेळोवेळी कायद्यातील तरतुदी, सर्वसाधारण सभेतील मंजूर ठराव तथा निर्णय यांचा सखोल विस्तृत अभ्यास करून व्यवस्थापक समिती सभेमध्ये प्रथम निर्णयात्मक धोरण ठरवावे व समितीत मंजूर करण्यात आलेल्या ठरावांनुसार वेळोवेळी कार्यवाही करावी. ही कामे करीत असताना ९७ व्या घटना दुरुस्तीनुसार वार्षिक सर्वसाधारण सभेचे आयोजन हे वेळेवर करणे बंधनकारक असल्यामुळे त्याला प्राधान्य द्यावे. त्यासाठी अधिमंडळाच्या वार्षिक सर्वसाधारण सभेची पूर्वतयारी पूर्ण करून ३० सप्टेंबरपूर्वी, रीतसर सभेचे आयोजन करावे. त्यासाठी पुढील विषयांची तयारी करावी. हे सर्व विषय अनिवार्य करण्यात आले आहेत.
१) संस्थेच्या कार्याची माहिती देणारे विवरण पत्र.
२) लेखा परीक्षण अहवाल.
३) आधीच्या लेखा परीक्षणाचा दोष दुरुस्ती अहवाल.
४) पुढील वर्षांसाठीचा वार्षिक अर्थसंकल्प.
५) शासनाने प्रसिद्ध केलेल्या नामतालिकेवरील लेखापरीक्षकांची नियुक्ती.
६) वार्षिक सर्वसाधारण सभेचा दिनांक/ निवडणूक असल्यास दिनांक.
७) उपविधी दुरुस्ती (असल्यास.)
८) निबंधकाने कायदा, नियम व उपविधीतील तरतुदींनुसार मागणी केलेली माहिती.
९) नियुक्त केलेल्या लेखा परीक्षकाचे नाव व त्याची संमती.
सुधारित कायद्यातील कलम ७५ किंवा ७९ मधील दुरुस्तीनुसार उपरोक्त विवरण पत्र आर्थिक वर्ष संपल्यानंतर म्हणजेच १ एप्रिलपासून सहा महिन्यांच्या आत संस्थेने उपनिबंधकाकडे सादर करणे अनिवार्य केले आहे. विवरणपत्र देण्यात कसूर करणाऱ्या किंवा चुकीचे विवरणपत्र सादर करणाऱ्या अधिकारी/ समिती सदस्यास रु. पाच हजापर्यंत दंडाची तरतूद करण्यात आली आहे. समितीने तिची कर्तव्ये पार पाडण्यात सातत्याने कसूर किंवा निष्काळजीपणा करीत असेल तर संस्थेची व्यवस्थापक समिती सहा महिन्यांपर्यंत निलंबित केली जाऊ शकते व त्या ठिकाणी प्राधिकृत अधिकाऱ्यांची नियुक्ती करण्यात येईल. हे टाळण्यासाठी नवीन व्यवस्थापक समितीने पदभार घेते वेळी वरील सर्व मुद्दे विचारात घ्यावेत.
उपरोक्त अनिवार्य विषयांव्यतिरिक्त इतर महत्त्वाचे व धोरणात्मक निर्णय घेण्यासाठी संस्थेचा पुनर्विकास उपविधीमधील तरतुदींनुसार मोठे व मर्यादेपेक्षा अधिक असलेले खर्च, गैरवर्तन करणाऱ्या सभासदाविरुद्ध करावयाची कारवाई, देखभाल शुल्क निक्षेप निधी, ट्रान्फर प्रीमियम, पार्किंग शुल्क निश्चित करणे, त्यात वाढ करणे, थकबाकीदारांच्या थकीत रकमेवरील व्याज निश्चित करणे. लहान- मोठय़ा दुरुस्त्या, सुधारणा, गुंतवणुका पावत्या मोडणे, रिकाम्या जागेच्या वापराबाबत निर्णय घेणे, नवीन सोयी-सुधारणा करणे. वार्षिक देखभाल करारांना मंजुरी देणे, इमारत विमा उतरविणे, याव्यतिरिक्त व्यवस्थापक समिती आपल्या अखत्यारीत निर्णय घेऊ शकत नाही असे व तद्नुषंगिक महत्त्वाचे विषय सर्वसाधारण सभेपुढे मंजुरीसाठी ठेवण्यात येतात. दरवर्षी अंदाजपत्रक सादर करावयाचे असल्यामुळे नव्याने पदभार घेतलेल्या व्यवस्थापक समितीने अपेक्षित वार्षिक खर्च अधिक १० ते १५ टक्के वाढ विचारात घेऊन अंदाज पत्रकीय तरतूद करणे उपयुक्त ठरेल.