सभाध्यक्षांना संस्थेच्या कामकाजाचे ज्ञान असणे आवश्यक असते. तसेच कायदा व उपविधी यांच्यासह संबंधित सभा शास्त्राविषयी माहिती करून घेण्यासाठी अभ्यासू वृत्ती आणि कणखर व न्यायी नेतृत्व करण्याची क्षमता असणे अपेक्षित असते.
सहकारी गृहनिर्माण संस्थेच्या कामकाजात ‘अध्यक्ष’ हे पद महत्त्वाचे असते. अध्यक्षांना कायद्याने कर्तव्यांबरोबरच काही अधिकारही आहेत. ते असे –
१. सभेमध्ये नि:पक्षपाती निर्णय घेणे, गरजेनुसार त्यासाठी मतदान घेणे.
२. मतदानाच्या वेळी समसमान मते झाल्यास ‘निर्णायक मत’ (कास्टिंग व्होट) नोंदवून निर्णय घेणे.
३. पुरेशा गणसंख्येअभावी अथवा सभा सूचनापत्रावरील विषयांवर चर्चा करण्यास वेळ अपुरा पडत असेल तर किंवा तत्सम गांभीर्य असणारे मुद्दे (जसे शांतता भंग करणारी कृत्ये, वादावादी, कामकाजात उद्भवणाऱ्या अडचणी) विचारात घेऊन सभेचे कामकाज जास्तीत जास्त ३० दिवसांपर्यंत पुढे ढकलणे.
४. कायदा व संस्थेच्या हितसंबंधांना बाधा न आणणारा ठराव सभाध्यक्षांनी मांडला तर त्याला अनुमोदनाची आवश्यकता भासत नाही.
५. सभेत गैरवर्तन करणाऱ्या सभासदास बाहेर काढण्याचे अधिकार.
६. सभेचे कामकाज सुरळीत होण्यासाठी सभेच्या परवानगीने विषयांचा क्रम बदलणे तसेच दोन किंवा अधिक पूरक विषयांसदर्भातील प्रस्ताव एकत्रितपणे चर्चेला घेणे.
७. वस्तुनिष्ठ अशा सर्वसाधारण सभा इतिवृत्तांवर स्वाक्षरी करणे.
८. संस्थेच्या सचिवांकडून सभेच्या आयोजनाबाबत सभा सूचनापत्र तयार न केल्यास अशा वेळी अध्यक्षांच्या स्वाक्षरीने सभा सूचनापत्र काढणे.
सभाध्यक्ष कोणाला होता येते?
मंजूर उपविधीमधील क्रमांक १०४ नुसार समितीचा अध्यक्षच सगळ्या सर्वसाधारण सभांमध्ये अध्यक्षपद भूषवीत असतो. मात्र तो गैरहजर असेल किंवा सभाध्यक्षपदाची जबाबदारी पेलण्यास राजी नसेल तर सभेला उपस्थित असलेल्या सभासदांमधून एका सभासदाची निवड करण्यात येते. (मात्र नव्याने सदनिका खरेदी केलेल्या ज्या व्यक्तीस त्याच सर्वसाधारण सभेमधील ठरावाद्वारे संस्थेचे सभासदत्व बहाल केले जात असेल, अशा सभासदास त्या सभेच्या इतिवृत्तांना मान्यता मिळेपर्यंत अशा सभांचे अध्यक्षपद भूषविता येत नाही.) सभासदांमधून अध्यक्षांची निवड झाली असल्यास, अशा वेळी सर्वसाधारण सभेच्या इतिवृत्तांमध्ये सूचक-अनुमोदक यांच्या नावांसह सभाध्यक्षांची नोंद करण्यात येते. त्याचप्रमाणे उपविधी क्र. १३४ नुसार, व्यवस्थापक समितीच्या सभांच्या बाबतीत संस्थेचा अध्यक्षच सभाध्यक्ष म्हणून सर्व व्यवस्थापक समिती सभांचे कामकाज चालवितो. अडीअडचणीच्या वेळी व्यवस्थापक समिती सदस्य सभाध्यक्षांची निवड करतात व तशी सकारण नोंद सभेच्या कामकाज नोंदवहीत तथा इतिवृत्तांमध्ये केली जाते.
सभाध्यक्षांना संस्थेच्या कामकाजाचे ज्ञान असणे तसेच कायदा व उपविधी यांच्यासह संबंधित सभाशास्त्राविषयी माहिती करून घेण्यासाठी अभ्यासू वृत्ती आणि कणखर व न्यायी नेतृत्वाची क्षमता अपेक्षित असते.
सभेचे कामकाज, मग ते सर्वसाधारण सभेचे असो किंवा व्यवस्थापक समितीचे, त्यासाठी सभा सूचनापत्राची नितांत आवश्यकता असते. त्यात सभेमध्ये चर्चा करून निर्णय घ्यावयाच्या विषयांची सूची नमूद केलेली असते. असे पत्र सर्व सभासदांना तसेच सर्व व्यवस्थापक समिती सदस्यांना सभेपूर्वी द्यावयाचे असते. हे देताना, कायदा व उपविधीने ठरवून दिलेल्या सूचनापत्रप्राप्ती ते प्रत्यक्ष सभा यांमधील किमान अनिवार्य कालावधीचे पालन होणे बंधनकारक असते. जेणेकरून सभा सूचनापत्रामध्ये नमूद केलेल्या विषयांचा अभ्यास करून सभेत तपशीलवार चर्चा करून निर्णय घेणे सुलभ जाते.
९७ व्या घटनादुरुस्तीनुसार, वार्षिक सर्वसाधारण सभा दरवर्षी ३० सप्टेंबपर्यंत घेणे बंधनकारक असून सुधारित कायद्यामध्ये सर्वसाधारण सभेच्या मुदतवाढीची तरतूद केलेली नाही.
सभा सूचनापत्र
सभा सूचनापत्र संस्थेचे नाव, नोंदणी क्रमांक व संस्थेचा पत्ता असलेल्या संस्थेच्या ‘लेटर हेड’वरच देणे बंधनकारक आहे. त्यांच्यावर असे सूचनापत्र सभासदांना दिल्याचा दिनांक, त्याचप्रमाणे सर्वसाधारण सभेचा प्रकार नमूद करणे आवश्यक आहे. याव्यतिरिक्त सभेचा दिनांक, वार, वेळ आणि ठिकाण नमूद करणे गरजेचे आहे. तसेच सर्वसाधारण सभांच्या बाबतीत गणसंख्येअभावी कामकाज विशिष्ट कालावधी अथवा वेळेनंतर चालवावयाचे असेल तर तशी ‘टीप’ सभा सूचना पत्रात नोंदवणे अनिवार्य आहे.
उपस्थिती
कोणत्याही सर्वसाधारण सभेच्या कामकाजास सभासद किंवा सहसभासद यांच्याव्यतिरिक्त अन्य कोणत्याही व्यक्तीस उपविधी क्रमांक १०५ नुसार सहभागी होता येत नाही तसेच जर सहसभासद उपस्थित राहणार असेल तर, त्याने मूळ सभासदाचे संमती पत्र शक्यतो बरोबर बाळगणे अपेक्षित असते. सभा सूचनापत्राची एक प्रत संस्थेच्या सूचना फलकावर चिकटवून, एक प्रत संबंधित उपनिबंधक सहकारी संस्था व गृहनिर्माण संस्थांचा महासंघ (फेडरेशन) यांनाही पाठवायची असते. वरीलप्रमाणे सर्व संबंधितांना पत्र दिल्याची पोहोच संस्थेच्या दफ्तरी ठेवायची असते.
सभा सूचना पत्र सभेपूर्वी देण्याचा निश्चित कालावधी पुढीलप्रमाणे :
* पहिली सर्वसाधारण सभा (घटना सभा) व वार्षिक सर्वसाधारण सभा – १४ पूर्ण दिवस.
* विशेष सर्वसाधारण सभा (विषयाचे गांभीर्य व शासकीय आदेश लक्षात घेत) – ५ पूर्ण दिवस.
* व्यवस्थापक समिती सभा – ३ पूर्ण दिवस.
याबाबत उपविधी क्रमांक १०० व १६३ मध्ये स्पष्टीकरण देण्यात आले आहे. तसेच उपविधी क्रमांक १३३ मधील तरतुदीनुसार संस्थेचे सचिव व अध्यक्ष यांनी समितीच्या सभेची सूचना पाठविण्यात कसूर केल्यास जिल्हा गृहनिर्माण संस्था महासंघाला सभा बोलाविण्याचे अधिकार आहेत. वरीलप्रमाणे सभांचे कामकाज पूर्ण झाल्यावर उपविधी क्र. १०० व १०९ प्रमाणे इतिवृत्त सभासदांना देण्याबाबतही मुदत ठरवून देण्यात आली आहे.
