सर्व समिती सदस्यांनी व्यवस्थापक समितीच्या बैठकांना उपस्थित राहता आले नसेल तर त्या बैठकीत काय ठरविले गेले याची माहिती करून घ्यावी, धोरणात्मक निर्णय घेतला जात असेल तर त्या अनुषंगाने उपविधीमध्ये असलेल्या तरतुदींची माहिती करून घ्यावी.
* उपविधी क्रमांक १२३ ब नुसार, नव्याने स्थापन झालेल्या समितीची पहिली सभा बोलाविणे.
* उपविधी क्रमांक १३३ नुसार, समितीच्या सर्व सभासदांना सर्व सभांच्या नोटिसा पाठविणे.
* १३७ नुसार, समितीच्या सभांना हजर राहून त्यांच्या इतिवृत्तांची नोंद करणे.
* १४४ नुसार, समितीने अन्यथा ठरविले नसल्यास हिशेबाची पुस्तके, नोंदवह्य़ा व अन्य कागदपत्रे अद्ययावत जपून ठेवणे.
* १४७ ‘अ’ नुसार, आवश्यक व विहित पद्धतीनुसार हिशेब अंतिम स्वरूपात तयार करणे.
* १५३ नुसार, अध्यक्षांच्या संमतीने संस्थेच्या कामकाजाशी संबंधित असलेल्या वेगवेगळ्या प्राधिकाऱ्यांपुढे संस्थेची कागदपत्रे सादर करून न्याय व मंजुरी मिळविणे.
* १५४ नुसार, सांविधिक लेखा परीक्षक व अंतर्गत लेखा परीक्षक यांच्याकडून प्राप्त झालेल्या लेखा परीक्षण अहवालाच्या अनुषंगाने दोष दुरुस्ती अहवाल तयार करणे व सभेपुढे मांडून त्याला मंजुरी घेणे.
* १६६ नुसार, एखाद्या सभासदाकडून उपविधीतील तरतुदीचे उल्लंघन झाल्याचे निदर्शनास येताच समितीच्या सूचनेनुसार ती बाब संबंधित सभासदाच्या निदर्शनास आणणे.
* प्रामुख्याने उल्लेख करण्यात आलेला नाही अशी अन्य कामे जी अधिनियम, नियमावली, संस्थेचे उपविधी, सर्वसाधारण सभेच्या व समितीच्या सभेमध्ये मंजूर झालेल्या ठरावानुसार आहेत ती करणे.
* १७४ नुसार, तक्रारी अर्ज वस्तुस्थितीसह समितीच्या लगतच्या होणाऱ्या सभेपुढे सादर करणे.
याव्यतिरिक्त संस्थेमधील व परिसरातील स्वच्छता व सुयोग्य पाणीपुरवठय़ाची व्यवस्था, पाण्याच्या टाक्या साफ करून घेणे, दफ्तर अद्ययावत व सुस्थितीत ठेवणे, आवश्यकतेनुसार परिपत्रके काढणे, नको असलेल्या वस्तूंची योग्य व रीतसर विल्हेवाट लावणे, सभासदांच्या अडचणी दूर करून संस्थेमध्ये एकोपा राखणे इत्यादी जबाबदाऱ्या सचिवांच्या आहेत.
३. खजिनदार – खजिनदाराच्या कामकाज व जबाबदारीसंदर्भामध्ये उपविधींमध्ये कुठेही स्वतंत्र उल्लेख केलेला नाही. परंतु उपविधी क्रमांक ११४ अन्वये खजिनदाराचा बँक व्यवहारांशी संबंध येतो. त्याचप्रमाणे, ‘ नमुन्यातील हिशेबपत्रके व ताळेबंद’ यांवर खजिनदाराच्या सह्य़ा आवश्यक असतात. त्यामुळे संस्थेकडे प्राप्त झालेले धनादेश बँकेत भरणा करणे तसेच विविध प्राधिकरणे, व्यक्ती-संस्था यांना दिलेले धनादेश यांच्या नोंदी धनादेश प्राप्त व अदा शीर्षकाअंतर्गत नोंदवहीत रीतसर नोंदविणे त्याचप्रमाणे त्याच्यासमोर व्हाऊचर व पावती क्रमांक लिहिणे, जेणेकरून बँक पडताळा घेणे सुलभ होईल. याव्यतिरिक्त बिले व पावत्या तपासून योग्यायोग्यतेची खात्री करून घेणे सह्य़ा करणे वा सचिवांकडे सह्य़ांसाठी पाठविणे तसेच वार्षिक अंदाजपत्रकांनुसार महिनानिहाय झालेला खर्च व त्याशीर्षकांतर्गत शिल्लक रक्कम यांचा अंदाज व ताळमेळ घालण्याच्या दृष्टीने माहिती तयार करणे, लेखाविषयक नोंदवह्य़ा अद्ययावत ठेवणे. गुंतवणुका, मुदतठेवी करणे (अथवा कालावधी पूर्ण होताच मोडणे), पुनर्गुतवणूक करणे इत्यादी रकमांसह बँक पडताळा घेणे, थकबाकीदार यादी तयार करणे आदी माहिती अद्ययावत ठेवण्याची जबाबदारी खजिनदाराची असते.
समितीतील समन्वय
सहकारी गृहनिर्माण संस्थेचे कामकाज कायद्याप्रमाणे आणि कार्यक्षमतेने चालवायचे असेल तर समिती सदस्यांमध्ये उत्तम समन्वय असावा लागतो. समितीतील पदाधिकाऱ्यांत कामांविषयी, चर्चाविषयी, धोरणांविषयी एकवाक्यता असावी लागते. त्या दृष्टीने सर्व समिती सदस्यांनी व्यवस्थापक समितीच्या बैठकांना उपस्थित राहावे, जर एखाद्या अपरिहार्य कारणामुळे उपस्थित राहता आले नसेल तर त्या बैठकीत काय ठरविले गेले याची माहिती करून घ्यावी, शिवाय एखादा धोरणात्मक निर्णय घेतला जात असेल तर त्या अनुषंगाने उपविधीमध्ये असलेल्या तरतुदींची माहिती करून घ्यावी. कायद्याने आखून दिलेली प्रक्रिया काय आहे आणि तिचे काटेकोर पालन केले जात आहे की नाही हे पहावे. शिवाय त्यात जर काही त्रुटी राहिल्याचे वाटत असेल तर त्याविषयी समितीच्या इतर सभासदांना माहिती करून द्यावी. कारण सामूहिक जबाबदारी याचा अर्थच संपूर्ण व्यवस्थापक समिती धोरणात्मक निर्णयांना जबाबदार असते. त्यामुळे भविष्यातील संशयाचे धुके, संस्थेच्या सभासदांमध्ये पसरू शकणारा अविश्वासाचा भाव आणि सर्वात मुख्य म्हणजे संस्थेमधील विद्वेषाचे वातावरण टाळता येते.
व्यवस्थापक समिती सदस्यांची आणखी एक जबाबदारी म्हणजे सभासदांच्या योग्य व न्याय्य शंकांचे समाधान करणे. संस्थेच्या सभासदांनी उपस्थित केलेल्या प्रश्नांना स्पष्ट, नेमकी व पुराव्यासहित उत्तरे देणे, आणि सभासदांनी केलेला पत्रव्यवहार स्वीकारणे. अनेकदा सभासदांनी दिलेली पत्रे स्वीकारण्यास समिती सदस्यांकडून टाळाटाळ केली जाते. मात्र त्यामुळे समिती सदस्यच अडचणीत येऊ शकतात. शिवाय योग्य वेळीच शंका समाधान केल्यास गैरसमज किंवा सभासदांमधील अपसमज टाळता येतो. एकमेका साहाय्य करू अवघे धरू सुपंथ, हे सहकाराचे मूळ सूत्र आहे.
(टीप- व्यवस्थापक समितीतील पदाधिकाऱ्यांच्या जबाबदाऱ्या या लेखाच्या पूर्वार्धानंतर उत्तरार्धाऐवजी ९७ व्या घटनादुरुस्तीबाबतचा लेख प्रसिद्ध झाला होता. ‘पदाधिकाऱ्यांच्या जबाबदाऱ्या’ या लेखाचा हा उत्तरार्ध. या लेखात प्रथम सचिवांच्या उर्वरित जबाबदाऱ्या, त्यानंतर खजिनदारांच्या जबाबदाऱ्या आणि समितीतील समन्वय असे मुद्दे या लेखात मांडले आहेत.)
