पत्रांचं गाठोडं

जीमेल हे सध्याच्या घडीला सर्वाधिक वापरलं जाणारं ईमेल पोर्टल आहे. १५ जीबीच्या तिजोरीत ईमेल्स जपून ठेवले जातात. पण त्या एकमेव जागेव्यतिरिक्त इतरत्र कुठेही त्यांची साठवणूक होत नाही. पूर्वीच्या काळी एका पत्राच्या प्रती काढण्याचं तंत्रज्ञान नव्हतं. पण सध्याच्या घडीली ते अवगत आहे. आणि त्यामुळेच आलेल्या प्रत्येक ईमेलच्या अनेक प्रती तयार करणं शक्य आहे. या प्रती म्हणजेच बॅकअप. ईमेल्सचा बॅकअप ही आजच्या युगात गरजेची बाब आहे. कधी काय होईल याची शाश्वती नसल्याने ईमेल्सचा बॅकअप असणं आवश्यक आहे. जीमेलमधल्या ईमेल्सचा बॅकअप घेण्याच्या अनेक पद्धती आहेत. त्यासाठी अनेक अ‍ॅप्स किंवा तांत्रिक भाषेत ज्याला टूल्स म्हणतात, ती उपलब्ध आहेत. या सगळ्याचाच जरा आढावा घेऊया आणि ईमेल्सचा बॅकअप कसा घ्यायचा ते पाहू या.

मुळात जीमेलचा किंवा इतर कुठल्याही ईमेल पोर्टलवरून मेल्सचा बॅकअप घेण्याच्या अनेक पद्धती आहेत. त्यांचे तीन भागांत वर्गीकरण होतं. ऑन द फ्लाय फॉरवर्डिग, डाऊनलोड अँड अर्काइव्ह आणि वन-टाइम बॅकअप स्नॅपशॉट.

ऑन द फ्लाय फॉरवर्डिग – म्हणजे आलेल्या प्रत्येक मेलचा बॅकअप घेतला जातो. तो ईमेल दुसऱ्या ठिकाणी फॉरवर्ड केला जातो. ही सर्वात सोप्पी आणि सहज अशी पद्धत आहे. एकदा सेटिंग केलं की पुन्हा ढुंकून बघायची गरज नसते. पण मुळातच या पद्धतीमध्ये काही त्रुटी आहेत. एक तर ईमेल अकाऊंट सुरू केल्या दिवसापासून जर का ही पद्धत अवलंबली असेल तरच त्याचा फायदा आहे. अन्यथा सुरू केल्या दिवसापासून पुढचे ईमेल्सच फॉरवर्ड होतात. त्याआधीच्या ईमेल्सचा बॅकअप घेतला जात नाही.

दुसरी गोष्ट म्हणजे फक्त इनकमिंग ईमेल्सचाच बॅकअप घेतला जातो. आऊटगोइंग किंवा पाठवलेल्या ईमेल्सचा बॅकअप घेतला जात नाही. त्यामुळे संपूर्ण ईमेल्सचा बॅकअप कधीच घेता येत नाही.

जीमेल फॉरवर्डिग फिल्टर – ही पद्धत जीमेलनेच उपलब्ध करून दिलेली आहे. एक फिल्टर लावून आलेला प्रत्येक ईमेल हा दुसऱ्या एखाद्या अकाऊंटवर फॉरवर्ड केला जातो. याचा फायदा असा की, एकाच ईमेलच्या दोन प्रती राहतात. समजा एका अकाऊंटची स्टोअरेज स्पेस कमी पडायला लागली तर तिथून काही ईमेल्स डिलीट करताना फारसा विचार करावा लागत नाही.

ड्रॉपबॉक्स – आयएफटीटीटी डॉट कॉमचा वापर करून जीमेलवरच्या ईमेल्सचा ड्रॉपबॉक्समध्ये बॅकअप घेता येतो. हासुद्धा एक किफायतशीर पर्याय आहे.

डाऊनलोड अँड अर्काइव्ह – इनबॉक्स, आऊटबॉक्स, ड्राफ्ट, सेन्ट वगैरे सर्व प्रकारांमधले ईमेल्स डाऊनलोड करून एखाद्या मशीनवर सेव्ह करण्याचा पर्याय आहे हा. यासाठी काही सॉफ्टवेअर्स किंवा अ‍ॅप्स उपलब्ध आहेत. त्यातली काही वापरण्यासाठी किचकट आहेत. त्यामुळे त्यापैकी वापरण्यास सोपी आणि लोकप्रिय असणारी दोन अ‍ॅप्स म्हणजे जीएमव्हॉल्ट आणि अपसेफ.

जीएमव्हॉल्ट हे फ्री सॉफ्टवेअर आहे. ईमेल्स डाऊनलोड करून मशीनवर स्टोअर केले जातात. एमबीएक्स या फॉरमॅटमध्ये ही फाइल सेव्ह केली जाते आणि थंडरबर्ड किंवा आऊटलूकसारख्या ईमेल क्लायंट्समध्ये हे ईमेल्स ओपन केले जाऊ  शकतात. इंटरनेट कनेक्शन नसतानादेखील बॅकअप घेतलेले ईमेल्स वापरता येऊ  शकतात. दुसरा फायदा म्हणजे एका जीमेल अकाऊंटमधून दुसऱ्या जीमेल अकाऊंटमध्ये सर्वच्या सर्व ईमेल्स ट्रान्सफर करणं सहज शक्य होतं.

अपसेफ – हे सॉफ्टवेअरसुद्धा मोफत उपलब्ध आहे, मात्र हे फक्त विंडोजच्या कॉम्प्युटर्सवर वापरता येऊ  शकतं. हे सॉफ्टवेअर इन्स्टॉल करायचं, त्याला जीमेल अकाऊंटशी कनेक्ट करायचं आणि त्यानंतर डाऊनलोडवर क्लिक करायचं. या अ‍ॅपचा फायदा असा की, ते ओपन केल्यावर तुम्हाला बॅकअप घेतलेल्या जीमेल्सचा वापर करता येऊ  शकतो. त्यासाठी आऊटलूक किंवा इतर ईमेल क्लायण्टची गरज उरत नाही.

वन टाइम बॅकअप स्नॅपशॉट – ‘एकदाच काय तो सगळा बॅकअप घेऊन टाका’ या धाटणीचा हा पर्याय आहे आणि त्यासाठी स्वत: गुगलने गुगल टेक आऊटची सुविधा उपलब्ध करून दिली आहे. गुगल सेटिंग्जमधून एकाच वेळी गुगल डेटाचा बॅकअप घेता येतो. गुगल डेटा म्हणजे गुगलच्या डझनभर उत्पादनांवर सेव्ह असणारा आपला डेटा. हा सगळा डेटा एकत्रितपणे एक तर गुगल ड्राइव्हवर सेव्ह होऊ   शकतो किंवा तुमच्या कॉम्प्युटरवर झिप फॉरमॅटमध्ये साठवून ठेवता येतो.  याशिवाय बॅकअप व्हाया आऊटलूक, यिप्पी मूव्ह असेही पर्याय आहेतच. तेव्हा तुमच्या सोयीनुसार आणि आवश्यकतेनुसार योग्य पर्यायाचा अवलंब करा आणि ही पत्रं जपून ठेवा.

pushkar.samant@gmail.com