सोसायटी व्यवस्थापक

नुकताच महाराष्ट्र सरकारने अध्यादेश / वटहुकूम काढून गृहनिर्माण सहकारी सोसायटय़ांना व्यवस्थापक नेमण्याची मुभा दिली आहे. सहकारी चळवळींतील राजकीय हस्तक्षेप थांबविण्यासाठी घटनेत ही ९७ वी दुरुस्ती करण्यात आली आहे. ही दुरुस्ती १५ फेब्रुवारीपासून लागू झाली असून यापुढे सरकारचे सहकारी सोसायटय़ांमध्ये प्रशासक नेमण्याचे अधिकार काढून घेण्यात आले आहेत. २ मार्चच्या ‘वास्तुरंग’मधील लेखाला धरून हा पुरवणी लेख लिहिला आहे.
कोणतीही गृहनिर्माण सोसायटी म्हटली की त्या संस्थेच्या व्यवहारांत संस्थेचे व्यवस्थापन व जमाखर्च ही दोन महत्त्वाची अंगे येतात. ज्या संस्थेचे व्यवस्थापन व जमाखर्च या दोन्ही गोष्टी चांगल्या त्या संस्थेची भरभराट लवकर होत असते. म्हणून आता नेमल्या जाणाऱ्या व्यवस्थापकांनी या दोन्ही अंगांकडे कसे लक्ष दिले पाहिजे याचा ऊहापोह या लेखांत केला आहे. खास करून हिशेबांचे महत्त्व सांगितले आहे. गृहनिर्माण संस्था ही व्यवसाय करणारी संस्था नाही. तरीसुद्धा जमाखर्च व व्यवस्थापन नीटनेटके असणे अत्यंत महत्त्वाचे आहे.
आता प्रथम वरील नवीन तरतुदीप्रमाणे व्यवस्थापकाच्या नेमणुकीबद्दल पाहू. याबाबत आता थोडय़ाच दिवसांत / महिन्यांत नियमावली येईल. काही दिवसांतच या गृहनिर्माण संस्थांच्या व्यवस्थापक हुद्दय़ाचे पदवी / डिप्लोमाचे अभ्यासक्रम निघतील. आता निरुद्योगी व बेकारांना ही व्यवस्थापकाची कामे स्वीकारण्याची नवीन चांगली संधी चालून आली आहे. आता व्यवस्थापक कोण होऊ शकेल तर कोणीही सेवानिवृत्त, कोणीही सोसायटी सभासद, सोसायटी सभासदाचा कुटुंबीय तसेच गृहिणी (हाऊसवाइफ) या व्यवस्थापक नेमणुकीचा फायदा घेऊ शकतील. आपण सर्वसाधारणपणे अनुक्रमे २५ व ६० सभासदांची सोसायटी धरली तर या व्यवस्थापकास रोजचे अनुक्रमे १ व २ तासांचे काम असेल. जसा वेळ खर्ची पडेल त्या प्रमाणात व्यवस्थापकाचा मेहनताना (पगार) राहील. अशा व्यवस्थापकाने दिवसभर काम असण्याच्या दृष्टीने आजूबाजूच्या ४/५ सोसायटय़ांची कामे स्वीकारल्यास त्याचे अर्थार्जनपण छान होईल.
आता हिशेबांच्या दृष्टिकोनांतून व्यवस्थापकाला पुढील महत्त्वाचे दप्तर ठेवावे लागेल. (१) मासिक बिल पुस्तक- जी सभासदांना मासिक रक्कम मिळाल्यामुळे पावती दिली जाते ते. (२) बँक स्लिप बुक, बँकेत केलेल्या रोखींचा व धनादेशांचा भरणा. (३) धनादेश बुक – दुसऱ्याला दिलेले धनादेश – या धनादेशांचा खुलासा धनादेश बुकाच्या स्लिपवर त्वरित लिहून ठेवावा व रक्कम कशाबद्दल अदा केली तेही लिहावे. त्याच वेळी संबंधित खर्चाचे बिल / स्टँप पावती त्वरित सोसायटीच्या व्हाउचर फाइलला लावून टाकावी. असे केल्यामुळे हिशेब लिहिणे चांगलेच सोपे जाते. (४) व्हाउचर्स फाइल – या फाइलमध्ये सर्व खर्चाची व्हाउचर्स पावत्या व बिले ठेवावयाची असतात. (५) बँक पासबुक – बँकेत भरलेल्या रोखींचा व धनादेशांचा तसेच दुसऱ्याला दिलेल्या धनादेशांचा व्यवहार पासबुकाशी जमतोय ना? हे पाहावे लागते. याला बँक रिकन्सीलिएशन असाही शब्द आहे. (६) बँक स्लिपमधून भरणा करताना बँक स्लिपच्या मागे  सदर रक्कम कोणाकडून आली आहे याचा खुलासा लिहावा. तसेच धनादेश असल्यास धनादेश क्रमांक, तारीख, बँकेचे नाव व बँक शाखा यांचा उल्लेख सदर स्लिपच्या मागे असावा. हिशेब लिहिताना या बाबींचा बराच फायदा होतो. (७) साधा रोजखर्डा यामध्ये सोसायटीसाठी केलेल्या खर्चाचा व जमा झालेल्या पशांचा हिशेब असतो. त्यामुळे सोसायटीचे कॅशबुक लिहिणे सोपे जाते. यासाठी वही न वापरता १२ महिन्यांसाठी १२ कागद केले तरी पुरतात. (८) सोसायटीचे वार्षिक कॅशबुक – हे दरमहा स्वतंत्रपणे लिहावे लागते. अर्थात १२ महिन्यांचे कॅशबुक एकत्र असते.
याशिवाय (९) खतावणी – जनरल लेजर – या खतावणीमध्ये कॅशबुकवरून नोंदी होतात व या नोंदी प्रत्येक खर्चाच्या खात्याप्रमाणे नोंद होतात. (१०) वैयक्तिक खतावणी – ही सर्व सभासदांची असते. त्यामध्ये प्रत्येक सभासदाचे खाते असते व या खात्यावरून कोणत्या सभासदाची किती रक्कम येणे आहे ते समजते. (११) क्रमांक १० मध्ये सांगितल्याप्रमाणे कर्ज खतावणीही असते. पण ही कर्ज खतावणी गृहनिर्माण सोसायटींनी कर्ज घेतले असेल तरच ठेवावी लागते. (१२) वर सांगितलेल्या सर्व दप्तरावरून गृहनिर्माण सोसायटी जमाखर्च अथवा आवक जावक तक्ता तयार करून घेऊन त्यावरून सबंध वर्षांचा तक्ता तयार करून त्यावरून गृहनिर्माण संस्थेचे जमाखर्च पत्रक व ताळेबंद तयार केला जातो.
गृहनिर्माण संस्थेच्या दप्तराची सहकार कायद्याप्रमाणे जी तपासणी होते त्यासाठी वरील दप्तर हे हिशेब तपासणीसाठी लागते, तर पुढील इतर दप्तर सोसायटीचे व्यवस्थापन व सहकारी कायद्याच्या नियमांप्रमाणे तपासणीसाठी सादर करावे लागते व ते दप्तर म्हणजे पुढीलप्रमाणे (१) पदाधिकारी सभांचे मासिक वृत्तान्त पुस्तक (२) सर्वसाधारण सभा वृत्तान्त पुस्तक (३) संस्था नोंदणी फाइल व उपविधी (४) स्थावर मालमत्ता फाइल (५)‘आय’ नमुना रजिस्टर (सहकारी कायद्याप्रमाणे भागधारकांची पूर्ण माहिती) (६) ‘जे’ नमुना रजिस्टर (सभासदांची यादी) ही दोन्ही रजिस्टर्स थोडय़ाफार फरकाने सारखीच आहेत. (७) शेअर्स दाखले (सर्टी) पुस्तक (८) गुंतवणूक रजिस्टर (९) नामांकन (नॉमिनेशन) रजिस्टर (१०) ऑडिट मेमो व दोषदुरुस्ती अहवाल फाइल (११) स्थावर मालमत्ता (प्रॉपर्टी) रजिस्टर (१२) कोटेशन/टेंडर्स फाइल (१३) पत्रव्यवहार फाइल वगरे वगरे. हे सर्व दप्तर ठेवण्यास कमालीचे सोपे आहे.
वरील कामे सोडून आता व्यवस्थापनाच्या दृष्टीने व्यवस्थापकाची इतर महत्त्वाची कामे कोणती तर सर्व प्रकारचे बँकिंग व्यवहार म्हणजेच बँकेत रोख/धनादेश भरणे, पसे काढणे, बँक पासबुक नियमितपणे भरून आणणे इत्यादी इत्यादी. तसेच ज्या सभासदांकडून मासिक हप्ते आले आहेत त्यांना पोचपावत्या देणे, हप्ते न आलेल्या सभासदांना स्मरण/स्मरणपत्रे देणे. तसेच नगरपालिकेचा करभरणा, पाणी बिल, मासिक वीज बिल भरणा ही ती कामे होत. तसेच सोसायटीचा सर्व पत्रव्यवहार, आलेल्या टेंडर्स/कोटेशनची नोंद ठेवणे ही कामेही व्यवस्थापकाचीच आहेत. तसेच व्यवस्थापकाने सोसायटी सभासदांना धनादेश देणे सोपे व्हावे यासाठी एक कुलूपबंद लाकडी पेटी ठेवून त्यामध्ये व्यवस्थापक नसताना धनादेश टाकण्यास सांगणे. तसेच सीलबंद कोटेशन सोसायटीच्या वतीने स्वीकारून सदर पाकिटे न उघडता सोसायटी पदाधिकाऱ्यांच्या ताब्यात देऊन तशी पदाधिकाऱ्यांची सही घेणे. ज्या सभासदांचे मासिक हप्ते बाकी आहेत ते वसुलीचे कामही व्यवस्थापकालाच करावयाचे आहे. याशिवाय सरकारी साध्या व किचकट कामांसाठीही व्यवस्थापकाला सरकारी कार्यालयात खेपा घालाव्या लागतील. या खेपांचा रिक्षा/बस प्रवासखर्च व्यवस्थापकाने सोसायटीकडून घ्यावयाचा आहे. तसेच एखादा वेगळा निर्णय घ्यावयाचा असल्यास तो पदाधिकाऱ्यांच्या सल्ल्याने घ्यावा व तशी नोंद व्यवस्थापकाने स्वत:च्या डायरीत नोंदवावी. याचे कारण सोसायटी पदाधिकाऱ्यांच्या निष्काळजीपणामुळे एखाद्या कामास उशीर झाल्यास त्या वेळी ही नोंद उपयोगी पडते.
व्यवस्थापकाची नेमणूक ही सोसायटीचे काम वेळोवेळी व निर्वघ्निपणे पार पडावे यासाठी आहे. या नेमणुकीमुळे सोसायटी पदाधिकाऱ्यांचा सोसायटीच्या कामांसाठी जाणारा वेळ, करावे लागणारे फोन, काही वेळा स्वत:ला करावा लागणारा खर्च हे सर्व काही काही प्रमाणात वाचणार आहे. व्यवस्थापकाने महत्त्वाची एक बाब पक्की लक्षात ठेवावी की नियमांप्रमाणे काम करून सोसायटी पदाधिकाऱ्यांच्या भांडणांत/राजकारणांत कधीही पडू नये. आता या व्यवस्थापकपदामुळे सोसायटीचे सभासद सोसायटीचे पदाधिकारी होण्यासाठी जी टाळाटाळ करीत असत ते आता काही प्रमाणात नक्कीच कमी होईल. याशिवाय व्यवस्थापकाला सोसायटीच्या योग्य त्या सभा वेळच्या वेळी घेणे, त्यांच्या नोटिसा काढणे, पदाधिकाऱ्याकडून सर्व साधे व महत्त्वाचे निर्णय सभावृत्तान्तांत पदाधिकाऱ्याकडून नोंदवून घेणे ही कामे पदाधिकाऱ्यांची असल्यामुळे त्यांच्याकडून करून घ्यावी लागतील. याचे कारण अशा सभा सुट्टीच्या दिवशी अथवा रात्री होत असल्यामुळे व्यवस्थापकाला हजर राहणे अशक्य होईल. त्यासाठी हे वृत्तान्त पदाधिकाऱ्यांनाच लिहावे लागतील. मात्र या सभांत झालेल्या बऱ्याचशा निर्णयांची कार्यवाही व्यवस्थापकालाच करावी लागेल. शेवटी महत्त्वाचे काय तर हा कायद्यांतील बदलांचा हेतू
कितीही धवल असला तरी सहकारांतील वाईट गोष्टी आटोक्यात राहण्यावर त्याचे यश अवलंबून आहे. आपण मात्र चांगल्याची आशा करू या.