अधिमंडळांच्या सभांचे इतिवृत्त लेखन

सहकारी गृहनिर्माण संस्थांच्या सभांचे मुद्देसूद इतिवृत्त लिहिणे, ही सहकार कायद्यामधील एक तरतूद असून सोसायटीच्या व्यवस्थापन समितीला तिचे पालन करणे बंधनकारक आहे.

इतिवृत्ताचे लेखन कसे असावे, कोणत्या नमुनाबरहुकूम असावे, त्याची शब्दमर्यादा किती असावी याविषयीचे निश्चित स्वरूपाचे कायदेशीर बंधन नसले, तरी इतिवृत्त लेखनाची काही पथ्ये पाळणे मात्र आवश्यक आहे. आदर्श इतिवृत्ताची सरळधोपट अशी व्याख्या कुणी केलेली नाही; तथापि सभेचा सर्वसमावेशक गोषवारा नीरक्षीर वृत्तीने आपल्या लेखणीतून तटस्थपणे मांडणे, हे इतिवृत्त लेखनाचे प्रमुख अंग मानले जाते आणि या कसोटीवर उतरणारे इतिवृत्त लेखन हेच पात्रतेत उतरते. किंबहुना एखाद्या सभेचे इतिवृत्त वाचन केल्यानंतर त्या सभेला अनुपस्थित असलेल्या सभासदांच्या नजरेसमोर त्या सभेचे चित्रण बहुतांशी उभे राहिले, तर ते आदर्श इतिवृत्त म्हणावयास हरकत नाही.

इतिवृत्त लेखन ही एक कला आहे आणि त्याची मांडणी हा त्या कलेचा आत्मा आहे. व्यवस्थापन समितीला साधारणत: तीन प्रसंगी इतिवृत्त लेखन करावे लागते. मासिक सभा, सर्वसाधारण वार्षिक सभा (ज्याला सुधारित नियमावलीनुसार ‘अधिमंडळाची वार्षिक बैठक’ असे संबोधण्यात येते.) आणि विशेष सर्वसाधारण सभा. व्यवस्थापन समितीचा कार्यकाल हा पाच वर्षांचा असतो. या काळात साठ मासिक सभा, अधिमंडळाच्या पाच वार्षिक बैठका व आवश्यकतेनुसार गरज भासल्यास तीन किंवा पाच विशेष सभा अशा एकूण अडुसष्ट ते सत्तर सभांचे इतिवृत्त लेखन करणे आवश्यक असते.
इतिवृत्त लेखनासाठी व्यवस्थापन समितीतर्फे जी व्यक्ती निवडली जाईल तिच्या अंगी लेखनाचे किमान गुण असणे आवश्यक आहे. या व्यक्तीमध्ये पूर्वलेखनाचा, लघुलेखनाचा आणि टिपणे काढण्याचा अनुभव असेल, तर अशी व्यक्ती दोन किंवा तीन तास चालणाऱ्या वार्षिक सभेचे वृत्त अचूकपणे नोंदवू शकतात. इतिवृत्त मांडणीमध्ये सभासदांची प्रश्नोत्तरे, त्यांनी घेतलेले आक्षेप, त्यावर पदाधिकाऱ्यांनी दिलेले स्पष्टीकरण याची अचूक शब्दांत मांडणी करणे आवश्यक असते. इतिवृत्त लेखकाचा खरा कस इथेच लागतो.

सभेमध्ये प्रश्नकर्त्यांने विचारलेले प्रश्न आणि त्याला दिलेले उत्तर जरी शब्दश: नोंदवायची आवश्यकता नसली तरी प्रश्नोत्तराचा मुद्दा आणि आशय अचूकपणे इतिवृत्तात प्रतिबिंबीत व्हायला हवा. हा आशय ठळकपणे मांडला गेल्यास ते इतिवृत्त लेखन सर्वाचेच समाधान करणारे ठरते. इतिवृत्त लेखन करताना पुढील महत्त्वाच्या बाबी ध्यानात ठेवणे आवश्यक आहे असे अनुभवांती म्हणावेसे वाटते.

* इतिवृत्त हे काळ्या शाईने लिखित स्वरूपात असावे. काळी शाई ही कागदावर दीर्घकाळ टिकते, शिवाय तिच्यात खाडाखोड केल्यास ती उघडकीस येते.
* इतिवृत्त शक्यतो टंकलिखित असू नये.
* सभेमध्ये मंजूर होणाऱ्या ठरावाची शब्दरचना व वाक्यरचना ही अचूक असावी, जेणेकरून भविष्यात ठरावातील भाषेच्या त्रुटीमुळे होणारे वादविवाद टळू शकतील.
* आर्थिक बाबींचे ठराव लिहिताना रक्कम आकडी व अक्षरी अशी दोन्ही प्रकारे लिहावी.
* इतिवृत्त प्रथम कच्च्या स्वरूपात लिहावे व व्यवस्थापन समितीच्या मंजुरीनंतरच त्याला अंतिम रूप द्यावे.
* इतिवृत्त लेखनातील शब्द व वाक्यरचना सोपी असावी, जेणेकरून ती सर्वाना सहजपणे समजू शकेल.
* अपरिहार्य कारणामुळे अंतिम स्वरूपाच्या लेखनात दुरुस्ती किंवा फेरफार करणे आवश्यक असेल, तर तो शब्द किंवा वाक्य पूर्णपणे खोडून नव्याने सुरुवात करावी. अक्षरावर अक्षर गिरवू नये किंवा खाडाखोड करू नये. स्वच्छ व नेटकेपणाने केलेल्या लेखनामुळे नोंदींमध्ये सुस्पष्टता राहते.
* इतिवृत्त लेखनाच्या नोंदवहीवर (रजिस्टर) पृष्ठ क्रमांक टाकावेत, जेणेकरून पारदर्शकता राखण्यास मदत होते.

आजही अनेक सोसायटय़ांमध्ये ‘इतिवृत्त लेखन’ हे पुरेशा गांभीर्याने केले जाते की नाही, याचा प्रत्यय वार्षिक सभांमध्ये केल्या जाणाऱ्या इतिवृत्त वाचनाच्या वेळी येतो. अचूक मांडणी नसेल तर वादविवाद, गोंधळ सुरू होतो
आणि ‘गोंधळी’ वृत्तीच्या सभासदांना असे वातावरण म्हणजे एक प्रकारची पर्वणीच असते. ही परिस्थिती टाळण्यासाठी व्यवस्थापन समितीने अन्य सोसायटय़ांचे इतिवृत्त लेखन अभ्यासावे किंवा या क्षेत्रातील जाणकारांचे मार्गदर्शन घ्यावे.
व्यवस्थापन समितीमधील पदाधिकारी किंवा समिती सदस्य हे मुद्देसूद लेखन कलेत प्रवीण असतीलच असे नाही. तो एक उपजत आवडीचा व सरावाचा भाग आहे. म्हणून इतिवृत्त लेखनाची जबाबदारी लेखनाची सवय असलेल्या शिक्षक, पत्रकार, पोलीस, वकील आणि राज्य शासनात कार्यरत असणाऱ्या कर्मचारी/अधिकारी वर्गातील व्यक्तींना द्यावी. तसे त्यांना प्रवृत्त करावे, कारण मुद्देसूद आणि प्रवाही इतिवृत्त लेखन ही प्रत्येक सोसायटीच्या व्यवस्थापन समितीची अत्यावश्यक गरज आहे.
अरविंद चव्हाण – vasturang@expessindia.com