नवीन सहकार वर्ष सुरू झाले असून सहकारी गृहनिर्माणसंस्थांचे पदाधिकारी आपल्या संस्थेचे हिशेब व आर्थिक पत्रके तयार करण्यात व्यस्त आहेत. वैधानिक लेखापरीक्षणासाठीच्या दप्तराची माहिती विशद करणारा प्रस्तुत लेख..
महाराष्ट्र सहकारी संस्था अधिनियम, १९६० व नियम, १९६१ नुसार राज्यातील सर्व सहकारी संस्थांसाठी आर्थिक वर्षांचा कालावधी १ एप्रिल ते ३१ मार्च असा निश्चित करण्यात आला आहे. संस्थेची आर्थिक व सांपत्तिक स्थिती निदर्शनास येण्यासाठी, कामकाजातील अनियमितता व गंभीर बाबी वेळीच निष्पन्न होण्यासाठी, तसेच संस्थेस निर्धारित केलेली विवरणे नियमितपणे सादर होणे व संस्था अधिनियम, नियम व उपविधीनुसार कामकाज पार पाडत असल्याचे अधोरेखित होण्यासाठी व संस्थेच्या कामकाजात गुणात्मक सुधारणा होऊन प्रभावी नियंत्रण राखण्यासाठी उप-निबंधक कार्यालयातील लेखापरीक्षक-नामिकेतील योग्य ती अहर्ता व अनुभव असणाऱ्या आणि संस्थेच्या अधिमंडळाच्या वार्षिक बैठकीत रीतसर नियुक्ती करण्यात आलेल्या लेखापरीक्षकाकडून संस्थेचे वैधानिक लेखापरीक्षण करून घेणे नियम ६१ प्रमाणे बंधनकारक आहे.
नियम १९६१ मधील नियम ६१ :–
ताळेबंद, इत्यादीसह लेख्यांचे वार्षिक विवरणपत्र :
प्रत्येक सहकार वर्ष संपल्यापासून पंचेचाळीस दिवसांच्या आत किंवा कोणत्याही संस्थेच्या किंवा संस्थांच्या वर्गाच्या बाबतीत, निबंधकाकडून विनिर्दिष्ट करण्यात येईल अशा वाढविलेल्या मुदतीत, प्रत्येक संस्थेची समिती पुढील बाबी दर्शविणारे लेख्यांचे वार्षिक विवरणपत्र तयार करील :–
(१) मागील सहकारी वर्षांतील जमा झालेल्या व खर्च केलेल्या रकमा,
(२) त्या वर्षांचे नफा-तोटा पत्रक
(३) वर्षांच्या अखेरीस असल्याप्रमाणे ताळेबंद
ही हिशेबपत्रके कोणत्याही संस्थेच्या कार्यालयात कार्यालयाच्या वेळात, तपासणीसाठी उपलब्ध असतील आणि त्यांची एक प्रत, ती तयार करण्यात आल्याच्या तारखेपासून पंधरा दिवसांच्या आत उक्त संस्थेच्या हिशेब तपासणीसाठी निबंधकाकडून नेमण्यात आलेल्या लेखापरीक्षकाकडे पाठविण्यात येईल. त्याप्रमाणे प्रत्येक सहकारी गृहनिर्माणसंस्थेची कार्यकारी समिती संस्थेची आर्थिक पत्रके तयार करून त्यांना अंतिम स्वरूप देईल आणि विहित मुदतीत आपल्या संस्थेच्या किंवा निबंधकाकडून नेमण्यात आलेल्या लेखापरीक्षकाकडे संस्थेची आर्थिक पत्रके वैधानिक लेखापरीक्षणासाठी पाठविण्यात आल्याची सुनिश्चिती करील. नवीन सहकार वर्ष सुरू होऊन आत्तापर्यंत काही संस्थांनी व्यावसायिक हिशेब लेखनिकाकडून हिशेब व आर्थिक पत्रके तयारही केली असतील तर काही संस्थांतील खजिनदारांनी संस्थेचे हिशेब व आर्थिक पत्रके व्यवस्थितपणे लिहिली असतील. परंतु बऱ्याच संस्थांतील खजिनदार वा संबंधित व्यक्तीला याकामी लागणाऱ्या संस्थेच्या दप्तराच्या अपूर्ण माहितीमुळे किंवा त्यांच्या व्यक्तिगत कामाच्या व्यापामुळे अथवा संस्थेच्या गलथान कारभारामुळे हिशेब असेतरी लिहून पूर्ण करण्याच्या मार्गावर आहेत. त्यांच्या माहितीसाठी, महाराष्ट्र सहकारी संस्था अधिनियम, नियम तसेच उपविधीनुसार वैधानिक लेखापरीक्षणासाठी आवश्यक असणारी हिशेबाची व अन्य प्रकारची पुस्तके आणि दप्तर खालीलप्रमाणे :–
(१) रोकड पुस्तक व बँक पुस्तक : रोकड पुस्तकात रोकड व्यवहाराच्या सर्व नोंदी ठेवण्यात येतात, तर बँक पुस्तकात बँकेबरोबर करण्यात आलेल्या सर्व व्यवहारांच्या नोंदी ठेवण्यात येतात. सोसायटीच्या सर्व खर्चाची, एकूण उत्पन्नाची व सर्व व्यवहाराची सविस्तर नोंद रोकड व बँक पुस्तकात होत असल्यामुळे लेखापरीक्षणाची तयारी करणे सोपे होते.
(२) वैयक्तिक खतावणी : यामध्ये संस्थेच्या सभासदाचे वैयक्तिक देयकाची नोंद असते. उदाहरणार्थ, संस्थेचे मासिक देयक ज्यामध्ये सेवा आकार, वाहनतळ शुल्क, बिनभोगवटा शुल्क, दुरुस्ती निधी, इत्यादीची संपूर्ण वर्षभर दिलेल्या वर्गणीची नोंद केली जाते.
(३) इतिवृत्तांत पुस्तके- (१) कार्यकारी समिती सभा (२) अधिमंडळाच्या वार्षिक / विशेष बैठका : यामध्ये कार्यकारी समिती सभा व अधिमंडळाच्या वार्षिक / विशेष बैठका यामध्ये झालेल्या चर्चेचे व मंजूर करण्यात आलेल्या ठरावांची सविस्तर नोंद केली जाते.
(४) नामनिर्देशन नोंद पुस्तक : प्रत्येक सभासदाने नामनिर्देशन पत्र भरून देणे बंधनकारक आहे. यामध्ये सभासदाचे नाव, नामनिर्देशन केलेल्या व्यक्तीचा संपूर्ण तपशील, त्याला देण्यात येणारे भाग यांचा तपशील नामनिर्देशन पुस्तकात नोंद केली जाते.
(५) डेड स्टॉक पुस्तक : यामध्ये संस्थेच्या ताब्यात असलेले फर्निचर, पाण्याचा पंप, उद्वाहन, इत्यादींची नोंद केली जाते.
(६) शेअर पुस्तक : यामध्ये संस्थेच्या सभासदाने धारण केलेल्या भाग ( शेअर ) संबंधी तसेच हस्तांतरण बाबतची माहिती नोंद केली जाते.
(७) गुंतवणूक पुस्तक : यामध्ये सोसायटीने गुंतवणूक केलेले शेअर्स, मुदत ठेवी, इत्यादींची तपशीलवार नोंद केली जाते.
(८) सिंकिंग फंड पुस्तक : यामध्ये संस्थेच्या सभासदांकडून ‘सिंकिंग फंड’साठी वसूल करण्यात येणारी वर्गणी नोंद केली जाते.
(९) मालमत्ता पुस्तक : यामध्ये सोसायटीने खरेदी केलेल्या स्थावर मालमत्तेसंबंधीचा तपशील उदा. मालमत्ता खरेदी केल्याची तारीख, खरेदीची किंमत, इत्यादी.
(१०) सभासद पुस्तक : यामध्ये संस्थेच्या प्रत्येक सभासदाचा संपूर्ण तपशील उदा. पूर्ण नाव, पत्ता, वय, शेअर्स, हस्तांतरण, इत्यादी बाबतची नोंद करण्यात येते.
(११) क्रियाशील- अक्रियाशील सभासद नोंद पुस्तक.
(१२) कर्ज नोंद पुस्तक : यामध्ये संस्थेने कर्ज उभारले असल्यास देय हप्ता, कर्जाचा कालावधी, इत्यादीबाबतची नोंद केली जाते.
(१३) लेखापरीक्षा दुरुस्ती अहवाल नोंद पुस्तक : यामध्ये लेखापरीक्षकाने नोंदविलेले आक्षेप व त्यावर संस्थेने ‘ओ’ नमुन्यात दिलेला अहवाल याची नोंद केली जाते.
(१४) याशिवाय उपविधी क्रमांक १४१ मध्ये नमूद केलेली पुस्तके व नोंद वह्य अद्ययावत असणे आवश्यक आहे.
नवीन सहकार वर्ष सुरू होऊन आत्तापर्यंत काही संस्थांनी व्यावसायिक हिशेब लेखनिकाकडून हिशेब व आर्थिक पत्रके तयारही केली असतील तर काही संस्थांतील खजिनदारांनी संस्थेचे हिशेब व आर्थिक पत्रके व्यवस्थितपणे लिहिली असतील. परंतु बऱ्याच संस्थांतील खजिनदार वा संबंधित व्यक्तीला याकामी लागणाऱ्या संस्थेच्या दप्तराच्या अपूर्ण माहितीमुळे किंवा त्यांच्या व्यक्तिगत कामाच्या व्यापामुळे अथवा संस्थेच्या गलथान कारभारामुळे हिशेब असेतरी लिहून पूर्ण करण्याच्या मार्गावर आहेत.
vish26rao@yahoo.co.in
